Var man ska hålla sin konferens beror på så många olika faktorer och det är mycket man ska ta i beaktning, till exempel läge, mat, miljö, deltagare, övernattningsmöjligheter, fritid och teknisk utrustning. Oavsett vilken typ av konferens man ska anordna är utgången av den viktig; vad tar deltagarna med sig och hur använder vi detta i vår vardag framöver? Har man ingen anställd i företaget som kan lägga ned den tid som behövs finna många konferensbokare som kan bistå.
Hållbart
Idag står miljömedvetenhet högt på agendan, Sverige har länge legat i framkant i den frågan och de flesta företag väljer att hålla sina konferenser miljömedvetna. Man sänder viktiga signaler om företaget genom att låta miljö och hållbarhet stå i fokus vid val av anläggning och ofta väljer man att tala om för sina deltagare redan i inbjudan att miljö och hållbarhet är av största vikt. Kanske uppmanas gästerna att samåka eller åka kollektivt om anläggningen är en bit bort. Titta gärna efter en Svanenmärkt konferens så får du hjälp i planeringen.
Ett tips är att välja en konferensanläggning som ligger nära en tågstation om gästerna reser dit på egen hand. Transporten är ofta en av de största miljöbovarna i samband med en konferens. Om alla tar bil och åker många mil spelar det ingen roll hur många andra aktiva miljöval man gör.
Om man ska ha aktiviteter under konferensen vill man att dessa ska ligga på eller nära den valda anläggningen för att undvika onödiga transporter. Kanske kan man cykla, promenera eller åka dressin om aktiviteten är en bit bort?
Maten och fikapauserna är viktiga inslag i de allra flesta konferenser; varför inte välja en helvegetarisk anläggning? Om inte vegetarisk rekommenderas att välja en som endast använder sig av närodlade råvaror som är i säsong. En som stöttar lokala producenter.
Använd dig av så mycket digital teknik som möjligt. Undvik papper. Behöver varje deltagare ett eget block att skriva på? Förmodligen inte då de flesta kommer att ha med sig en dator eller liknande. Se istället till att anläggningen har fullgott wi-fi.
Avskild konferens
Att hålla sin konferens på en anläggning som ligger avlägset och som endast välkomnar en grupp i taget är ett bra alternativ om man vill att deltagarna helt ska fokusera på anledningen till att de är där. Inga störningsmoment. Ingen som smiter ut för en shoppingtur eller hamnar i baren med andra konferensgrupper. Det finns anläggningar belägna mitt ute i skogen, invid havet, sjönära eller mitt i bostadsområden som erbjuder dessa möjligheter.
Väljer ni den avskilda anläggningen mitt ute i skogen finns ofta fina möjligheter till aktiviteter såsom svamp- och bärplockning, fågelskådning, laga mat över öppen eld, bergsklättring och löprundor. Idag behöver konferenserna inte längre innehålla spektakulära aktiviteter för att vara uppskattade, ofta räcker det med ett yogapass i en skogsglänta, en långpromenad utanför de upptrampade stigarna eller en picknick – eller varför inte lära er att krama träd! Att krama träd går lång tillbaka och har en positiv påverkan på människan; det är mentalt och fysiskt hälsosamt att ha närkontakt med växter och träd. Det är win-win för företaget att spendera tid i skogen då det sägs att immunförsvaret förbättras med upp till 46 % om man promenerar eller tränar i skogen en-två gånger i veckan och vid en 30 minuters promenad så sänks blodtrycket och såväl stressnivån som ångesten minskar.
Ta med konferensen ut i skogen. Walk-and-talk är ett mycket uppskattat sätt att umgås och samtala.
Hälsosam konferens
Vid sidan av miljö och hållbarhet är hälsa oerhört viktigt ämne för företaget; att såväl företaget som medarbetarna mår bra. Idag är det inte bara viktigt att äta gott på en konferens, man ska även äta hälsosamt. Man ska dessutom få in lite hälsa i programmet genom att inkludera promenader, tid för återhämtning och kanske också träningspass. Väljer man en anläggning utanför stan har man ofta fler möjligheter till naturnära upplevelser och aktiviteter, kanske man åka längdskidor, cykla, ha femkamp eller paddla kajak eller kanot?
Titta på vilken typ av mat och fika som anläggningen erbjuder. Gör aktiva val! De flesta väljer idag bort fikapauser med oändliga rader av bakverk och bullar utan vill hellre ha frukt, nötter och bars. Kan man dessutom få fikan serverad utomhus vinner man såväl nyttig energipåfyllning som frisk luft. Win-win.