Vad är en videokonferens?

Videokonferens betyder att man möts över video där deltagarna sitter på varsin hemort. Fördelarna framför det traditionella konferenskonceptet att åka till en gemensam plats för deltagarna, är att man bl.a. slipper resekostnaderna. Företagen sparar in mycket pengar på detta. Många använder flyget och därmed drar man ner på de miljöfarliga avgaserna från flyget genererar. Säkerheten med flyg, som är större jämfört med tåg och bil, är ett annat argument för att undvika resor. Effektiviteten blir större genom att mötas via video, eftersom det går mycket fortare att organisera ett möte. Tid sparas och oftast blir mötena mer koncentrerade på ämne eller agenda.

Flera av de ledande tjänsterna för videokonferenser kommer faktiskt från Sverige. Som många säkert också känner till utvecklades den audiovisuella kommunikationstjänsten Skype en gång i tiden av Nicklas Zenström från Linköping.

Gruppkonferens

För en gruppkonferens krävs ett gruppanvändarsystem. Det innebär att en eller flera grupper skall arbeta med andra grupper på annat håll. Det finns idag olika lösningar att visa bilden för deltagarna på. En är att kommunicera via  LCD-skärm. Bildkvalitén på de nyare modellerna är utmärkt. Här krävs oftast en skärm per deltagare. Ett annat sätt är via projektor som ger en stor bild och passar bra för interna utbildningar och presentationer. Priset för en bra sådan är ganska högt och dessutom  krävs extra högtalare och förstärkare.

Vad behövs för hjälpmedel?

För att underlätta processen vid arbetet och övrig dokumentation finns olika hjälpmedel. Man har stor nytta av en s.k. eletronisk skrivtavla där mötesdeltagare och  utbildare samarbetar elektroniskt Anteckningarna samlas sedan i en datafil som kan nås av alla deltagare på distans och på nätet för fortsatt efterarbete.
En dokumentkamera har stora fördelar. När den används i ett rum kan man filma dokument, blädderblock och skrivtavlor. Med zoomen kan man visa mycket små detaljer om så krävs.

Om du använder DVD kontrollera bandbredden innan. För lite bandbredd ger en hackig bild. ”Chroma key” är en finess som bl.a. metereologerna använder sig av och fungerar mycket bra för att visa komplicerade skeende samtidigt som den ger en liten spektakulär touch åt framställningen.